martes, 13 de mayo de 2008

HOJA DE TRABAJO DE CONTABILIDAD

La hoja de trabajo es un adminículo contable, es decir, un recurso o accesorio, un papel de contabilidad utilizado por los contadores para reunir en ella toda la información contable de las actividades realizadas por la empresa durante un período determinado. Su uso no es obligatorio ni del todo indispensable dentro del registro de las operaciones contables, pero es un instrumento que facilita la preparación de los ajustes y ordenar la información para la elaboración de los estados financieros. La hoja de trabajo en una herramienta de carácter interno, sólo es de uso y manejo del contador para hacer un ordenamiento lógico de los datos, no es para uso de la gerencia ni para ser publicada.ESTRUCTURA DE LA HOJA DE TRABAJOTiene una estructura muy sencilla en cuanto a su diseño, comprende varios pares de columnas que varían en número según la naturaleza de la empresa o actividad económica a la cual se dedique. Aquí nos referimos a una hoja de trabajo estándar para una empresa comercial. Es común en toda hoja de trabajo un encabezamientodonde se indica:Nombre de la empresaEl nombre expreso de Hoja de Trabajo.El período del ciclo contable que cubre.La estructura de una hoja de trabajo estándar para una empresa comercial, comprende:Una columna para escribir el nombre de las cuentasSeis secciones, con par de columnas cada una para los correspondientes débitos y créditos, con la siguiente discriminación:Sección 1: Balance de ComprobaciónSección 2: Ajustes.Sección 3: Balance de Comprobación Ajustado.Sección 4: Costo de VentasSección 4: Estado de Pérdidas y Ganancias.Sección 5: Balance General.PASOS PARA ELABORAR UNA HOJA DE TRABAJOEscriba el encabezamiento de la hoja, luego el título de cada uno de las seis secciones, con sus respectivos DEBE y HABER, balance de comprobación, ajustes, balance ajustado, costo de ventas, pérdidas y ganancias y el balance general.Escriba el nombre de las cuentas y anote sus saldos en la sección del balance de comprobación, asegúrese de registrar los saldos deudores en la columna del DEBE y los saldos acreedores en la columna del HABER. Hecho esto, procesa a sumar ambas columnas, use para ello la función suma de la hoja electronica.Una vez terminada la sección del balance de comprobación se estudia cada uno de los saldos de las cuentas y se juzga se expresan la realidad, es decir, si muestran la verdadera situación financiera y los resultados reales, de conformidad con los principios de contabilidad generalmente aceptados. Al analizar cada cuenta del balance de comprobación, encontraremos saldos no actualizados que no representan la realidad, aun cuando sean saldos correctos desde el punto de vista matemático, ante estos casos procedemos a realizar el ajuste correspondiente para sincerar esos valores originales y lograr que las cuentas expresen información actualizada, mas apegada a la realidad de los hechos financieros. En la segunda sección de la hoja de trabajo se anotan los ajustes que sean necesarios y se preparan de modo que se facilite su posterior registro en el libro diario general. Si los ajustes originan cuentas que no están en el balance de comprobación original, ellas pueden agregarse debajo del listado del balance inicial. Tenga especial cuidado de identificar cada ajuste con un color para relacionar su respectivo cargo y abono, esto facilitará la revisión y comprobación en caso de error, así como el posterior traslado al libro diario. Al terminar la anotación de los ajustes sume cada columna, el total de la columna de los débitos debe ser igual al total de la columna de los créditos.Al terminar la sección de los ajustes, pase a la sección del balance de comprobación ajustado. En esta tercera sección se consolidan los montos de las secciones anteriores, traslade aquí el monto de cada cuenta del balance de comprobación, arrastrando las cifras que aparezcan en la sección de ajustes. Sume o reste según sea el caso, y tenga cuidado de anotar el resultado en la columna del DEBE si el saldo es deudor o en la columna del HABER si el saldo es acreedor. Tenga siempre presente que el saldo deudor del balance de comprobación se suma con el respectivo cargo hecho en la sección de ajustes, el saldo acreedor del balance de comprobación se suma con el respectivo abono hecho en la sección de ajustes, por el contrario, se resta saldo deudor del balance de comprobación menos el abono respectivo efectuado en la sección de ajustes. Igualmente se resta saldo acreedor del balance de comprobación menos el respectivo cargo realizado en la sección de ajustes. Los saldos de las cuentas que no han sufrido ajustes se trasladan a las correspondientes columnas del balance de comprobación ajustado, con los montos originales que contiene el balance de comprobación inicial. Comience el procedimiento con la primera cuenta de la hoja de trabajo y continúe, línea por línea hasta que haya pasado todas las cuentas a las columnas de la sección del balance ajustado. Al terminar los traslados sume cada columna para verificar que sean iguales los totales de los débitos y los créditos.El quinto paso a seguir para preparar la hoja de trabajo de una empresa comercial, corresponde al cálculo del costo de ventas. En la columna del DEBE se anota el monto del inventario inicial de mercancías, las compras, fletes en compras y cualquier otro gasto en compras, en la columna del HABER se anota el monto de las devoluciones, descuentos y rebajas en compras, si existen, y el inventario de mercancías final. Se totaliza cada columna y se advierte que el resultado de las sumas no son iguales, la suma de la columna del DEBE es mayor que la suma de la columna de HABER. La diferencia entre estas cifras constituye el costo de ventas, el cual se anota debajo del monto obtenido en la columna del HABER para cuadrar la sección. Este monto se traslada también al debe de la sección siguiente.El sexto paso es para completar la sección de pérdidas y ganancias. Anote en la columna del DEBEén el costo de ventas determinado en la sección anterior. A la columna del HABER se trasladan los montos de las cuentas de ingresos. Hecho esto, se procede a totalizar ambas columnas del mismo modo que en la sección anterior. Se encontrará una discrepancia entre los dos resultados, esa diferencia equivale al resultado económico alcanzado durante el ciclo económico. Si el total del haber es mayor que la del debe el resultado se denomina UTILIDAD DEL EJERCICIO, en caso contrario, DEBE mayor que HABER, el resultado se llama PERDIDAD DEL EJERCICIO. Con el propósito de cuadrar las sumas de ambas columnas, el resultado obtenido, bien sea UTILIDAD O PERDIDA, se agrega en la columna que tenga menor monto, con el correspondiente señalamiento en la lista de cuentas de si se trata de una UTILIDAD o una PERDIDA. Este monto se traslada a la sección de Balance General, al DEBE si es PERDIDA, al HABER si es UTILIDAD. las cifras que corresponden a las cuentas de egresos, así como tambiEl séptimo paso consiste en trasladar a la sección del balance general todas las cuentas reales y las de valuación. En la columna del DEBE se anotan los montos de las cuentas de activo y la de PERDIDA DEL EJERCICIO y cuenta personal si fuera este el caso, NO OLVIDE LA CUENTA DE INVENTARIO DE MERCANCIAS FINAL, en la columna del HABER se registran los montos de las cuentas de pasivo, capital y valuación de activos, así como también la UTILIDAD DEL EJERCICIO, si este fuere el caso. La Hoja de Trabajo se concluye con la totalización de los saldos de ambas columnas de esta sección, los cuales deben arrojar sumas iguales.

INVENTARIO

Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la producción de bienes o servicios para su posterior comercialización. Los inventarios comprenden, además de las materias primas, productos en proceso y productos terminados o mercancías para la venta, los materiales, repuestos y accesorios para ser consumidos en la producción de bienes fabricados para la venta o en la prestación de servicios; empaques y envases y losinventarios en tránsito.La base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes o servicios; de aquí la importancia del manejo del inventario por parte de la misma. Este manejo contable permitirá a la empresa mantener el control oportunamente, así como también conocer al final del período contable un estado confiable de la situación económica de la empresa.Ahora bien, el inventario constituye las partidas del activo corriente que están listas para la venta, es decir, toda aquella mercancía que posee una empresa en el almacén valorada al costo de adquisición, para la venta o actividades productivas.Por medio del siguiente trabajo se darán a conocer algunos conceptos básicos de todo lo relacionado a los Inventarios en una empresa, métodos, sistema y control

CAJA CHICA

caja chica es una suma de dinero que se asigna a una oficina o empresa y que proviene de la superioridad, con ello deberas solventar todos los gastos que se susciten en tu oficina o en donde te indiquen el lugar a cubrir con faltante de dinero, antes deberas ponerte de acuerdo con quien te asigna esa responsabilidad, o sea delilimitar a quien y cuando darlo, para entregar una minima suma por mas insignificante que sea pediras que te den un recibo a cambio o le haras firmar un recibo de recepcion de conformidad de la misma, angter el pedido de compras tene en cuenta que en el lugar de la compra te den factura y a nombre de la empresa que emite el gasto y la rendicion es la suma total de esos recibos que debes detallar y encolumnar por fecha y poner al final el gasto mensual

CONCILIANCION BANCARIA

La conciliación bancaria es un proceso que permite confrontar y conciliar los valores que la empresa tiene registrados, de una cuenta de ahorros o corriente, con los valores que el banco suministra por medio del extracto bancario.
Las empresas tiene un libro auxiliar de bancos en el cual registra cada uno de los movimientos hechos en una cuenta bancaria, como son el giro de cheques, consignaciones, notas debito, notas crédito, anulación de cheques y consignaciones, etc.
La entidad financiera donde se encuentra la respectiva cuenta, hace lo suyo llevando un registro completo de cada movimiento que el cliente (la empresa), hace en su cuenta.
Mensualmente, el banco envía a la empresa un extracto en el que se muestran todos esos movimientos que concluyen en un saldo de la cuenta al último día del respectivo mes.
Por lo general, el saldo del extracto bancario nunca coincide con el saldo que la empresa tiene en sus libros auxiliares, por lo que es preciso identificar las diferencias y las causas por las que esos valores no coinciden.
El proceso de verificación y confrontación, es el que conocemos como conciliación bancaria, proceso que consiste en revisar y confrontar cada uno de los movimientos registrados en los auxiliares, con los valores contenidos en el extracto bancario para determinar cual es la causa de la diferencia.
Entre las causas más comunes que conllevan a que los valores de los libros auxiliares y el extracto bancario no coincidan, tenemos:
- Cheques girados por la empresa y que no han sido cobrados por el beneficiario del cheque.- Consignaciones registradas en los libros auxiliares pero que el banco aun no las ha abonado a la cuenta de la empresa.- Notas debito que el banco ha cargado a la cuenta bancaria y que la empresa no ha registrado en su auxiliar.- Notas crédito que el banco ha abonado a la cuenta de la empresa y que ésta aun no las ha registrado en sus auxiliares.- Errores de la empresa al memento de registrar los conceptos y valores en el libro auxiliar.- Errores del banco al liquidar determinados conceptos.
Para realizar la conciliación, lo más cómodo y seguro, es iniciar tomando como base o punto de partida, el saldo presente en el extracto bancario, pues es el que oficialmente emite el banco, el cual contiene los movimientos y estado de la cuenta, valores que pueden ser más confiables que los que tiene la empresa